Hourglass on laptop computer concept for time management

Kein Wettlauf gegen die Zeit dank Zeitmanagement

Kennen Sie diese Tage an denen die Zeit nur so rennt? Mit einem Blick auf die Uhr stellen Sie erschrocken fest: nur noch 20 Minuten, dann ist Feierabend! Und die Mails sind noch nicht verschickt, die Akten nicht zurückgestellt… Stattdessen blinkt Ihr Handy und Sie greifen reflexartig danach, um Ihre WhatsApp Nachrichten zu lesen. Sagen Sie bei so einem Verhalten „STOPP“! Mit einem guten Zeitmanagement passiert Ihnen das nicht mehr. Wichtig dafür ist, dass Sie sich selber kennen und selbstbewusst Ihre Grenzen ziehen können.

Ein produktiverer Berufsalltag

Ob als Führungskraft oder Fachkraft – um alle anstehenden Aufgaben zu schaffen, ohne im Stress unterzugehen, ist ein gutes Zeitmanagement sinnvoll. Eine realistische Einschätzung der benötigten Zeit, eine sinnvolle Prioritätensetzung und das Vermeiden von Zeitfressern wie Social Media sind dafür entscheidend.
Der Erfolg Ihres Unternehmens ist abhängig vom Zeitmanagement der Mitarbeitenden. Denn ein gutes Zeitmanagement bedeutet hohe Produktivität: die wichtigen und richtigen Aufgaben werden angegangen und durch festgelegte Pausen und dem Vermeiden von Störfaktoren wie Handy und Nachrichten erhöht sich die Konzentration.

Hilfe gegen Stress und Burn-Out

Ziel ist neben einer produktiveren Arbeitsweise eine verbesserte Work-Life-Balance. Ein Durcharbeiten ohne Pause ist weder für das Ergebnis der Aufgabe noch für das eigene Stresslevel gut. Die Work-Life-Balance profitiert davon, sich bewusst Pausen zu nehmen und auf die eigenen Grenzen zu achten. Denn wer auf der Arbeit pausenlos Vollgas gibt, der hat von seiner Freizeit nicht mehr viel, weil die Zeit und Energie schon auf der Arbeit verbraucht wurden. Einem Burn-Out, unter dem aufgrund der Menge an Aufgaben gehäuft Führungskräfte leiden, wird durch das aktive Senken des Stresspegels bewusst entgegengesteuert.

Stichwort Selbstmanagement

Eine wichtige Kompetenz im Berufsleben ist das Selbstmanagement. Diese Selbstorganisation liegt allein in der Hand der einzelnen Mitarbeiter – sie entscheiden selbstständig und unabhängig über die Organisation und Planung von Aufgaben und setzen eigene Ziele. Ein gutes Selbstmanagement aller Mitarbeiter führt zu einem produktiven Zeitmanagement und schlussendlich dazu, dass die Qualität der Arbeit im Unternehmen deutlich ansteigt.

5 Methoden für ein besseres Zeitmanagement

Um Ihr eigenes Zeitmanagement zu verbessern, lohnt es sich, sich einen Überblick über die bekanntesten Methoden zu verschaffen, um sie in Ihren Arbeitsalltag einbauen:

  1. Delegation mit Eisenhower: Niemand kann alles alleine schaffen und das ist auch gar nicht notwendig. Die Eisenhower-Matrix ist eine Hilfeleistung dafür, Aufgaben auch einfach mal abzugeben: Alles was schnell erledigt werden muss, aber nicht so wichtig ist, können andere übernehmen. Die restlichen drei Felder der Matrix entscheiden darüber, ob etwas unmittelbar selber erledigt werden sollte (etwas muss schnell erledigt werden und ist von hoher Priorität), ignoriert werden kann (etwas muss nicht schnell erledigt werden und hat keine hohe Priorität) oder im Kalender vermerkt wird (etwas muss nicht schnell erledigt werden, hat aber eine hohe Priorität). Die Aufgaben werden somit nach Priorität unterteilt – der Vorteil: ein optimaler Überblick und Reduzierung von Stress.
  2.  Pausen mit Pomodoro: Damit Aufgaben gut erledigt werden können und man bei der Arbeit konzentriert bleibt, sind Pausen notwendig. Die Pomodoro-Methode legt fest: 25 Minuten arbeiten und 5 Minuten Pause. Wenn man 4 Runden hinter sich hat, wartet eine 30-minütige Pause. Dadurch wird eine große, manchmal überwältigende Aufgabe in viele kleine Aufgaben unterteilt und die Konzentration bleibt erhalten. Zeitfresser wie Social Media werden bewusst nur in den Pausen genutzt und nicht nebenbei.
  3.  SMARTE Ziele formulieren: Auch das gilt dem Zweck große Aufgaben zu unterteilen, um nicht aus Überforderung oder Angst alles aufzuschieben. Die Aufgabe wird in viele kleine Aufgaben zerteilt – sogenannte Meilensteine – die SMART formuliert sein sollten. Hinter dem Akronym versteckt sich:
    S – für spezifisch, die Ziele sollten spezifisch formuliert werden
    M – für messbar, bei der Planung sollten messbare Daten miteinbezogen werden
    A – für attraktiv, man sollte Lust darauf bekommen, das Geplante anzugehen
    R – für realistisch, die Aufgaben sollten umsetzbar sein
    T – für terminiert, es sollte ein Datum festgelegt sein, bis zu welchem das Geplante erreicht sein sollte
  4.  Prioritäten setzen mit der 40-30-20-10-Regel: Um nicht in einem Meer an Aufgaben zu ertrinken, ist es wichtig zu wissen, welche Aufgabe die meiste Aufmerksamkeit bekommen muss und welche später erledigt werden kann. Dazu werden die Aufgaben nach Priorität unterteilt: 40% der Zeit werden der wichtigsten Aufgabe gewidmet, 30% der zweitwichtigsten, 20% der drittwichtigsten und 10% den verbleibenden Aufgaben.
  5.  Fristen setzen mit der 72-Stunden-Regel: Manchmal weiß man nicht so recht, wie man anfangen soll oder hat keine Motivation. Wer sich selber Fristen und dadurch unter einen leichten Druck setzt, fängt eher an als jemand, der immer wieder aufschiebt oder Ausreden vorschiebt. Die 72-Stunden-Regel sagt: wenn man eine Aufgabe vor sich hat, sollte man diese in einem Zeitraum von 72 Stunden angehen. Ansonsten sinken die Entschlossenheit und die Wahrscheinlichkeit, dass man sie überhaupt beginnt, auf 1%.

Mit Coaching Ihre Grenzen und Stärken erkennen

Ein stabiles Selbstbewusstsein ist für ein gutes Zeitmanagement essenziell. Wissen Sie, wo Ihre eigenen Grenzen liegen und scheuen nicht davor zurück, diese zu kommunizieren, enden Sie auch nicht vor einem Berg voller Aufgaben, den Sie nicht bewältigen können. Es fängt also alles in Ihnen an. In einem maßgeschneiderten Coaching unterstütze ich Sie dabei zu sich selbst zu finden, Ihre Grenzen zu erkennen und den Mut und die Stärke zu entwickeln, diese nach außen hin zu kommunizieren. Mithilfe von Human Design und Astrologie helfe ich Ihnen dabei, sich selbst und Ihre Stärken besser zu verstehen, damit sie diese bewusst einsetzen können.

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